Privacyreglement Carins bv

1.    Begripsbepalingen

AVG  
Algemene Verordening Gegevensbescherming

BIO
Baseline Informatiebeveiliging Overheid
De BIO is een afgeleide van de Code voor Informatiebeveiliging (NEN/ISO 27002) 
 
Persoonsgegevens   
Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; 
 
Zorggegevens      
Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidszorg in het kader van zijn/haar beroepsuitoefening; 
 
Verwerking van persoonsgegevens 
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, en ook   het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; 
 
Verstrekken van persoonsgegevens  
Het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens; 
 
Verzamelen van persoonsgegevens 
Het verkrijgen van persoonsgegevens. 
 
Bestand 
Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; 
 
Verwerkingsverantwoordelijke 
De natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; 
 
Verwerker  
Degene die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; 

Betrokkene 
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; 
 
Derde
Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverwerkingsverantwoordelijke, de verwerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken; 
 
Ontvanger 
Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; 
 
Toestemming van de betrokkene 
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem over persoonsgegevens worden verwerkt; 
 
Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
De Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit en het zelfstandig bestuursorgaan dat in Nederland bij wet als toezichthouder is aangesteld voor het toezicht op het verwerken van persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke 
Carins bv
Mw. T. Otter, directeur bestuurder

2. Reikwijdte 

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, en ook de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. 

3. Doel 

Het doel van dit reglement is een praktische uitwerking te geven van de bepalingen van de AVG en - voor zover van toepassing - de bepalingen van onderstaande wetten en verplichte richtlijnen:

a.    De Grondwet
b.    De Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG);
c.    De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO);
d.    Burgerlijk Wetboek, de Telecommunicatiewet, de Auteurswet, de Wet op de Jaarrekening, de Archiefwet en het Wetboek van Strafvordering, etc. Deze 
bevatten in het algemeen een resultaatverplichting tot een passend niveau van informatiebeveiliging. 
e.    Wet algemene bepalingen Burgerservicenummer 
f.    Archiefwet 
g.    De Participatiewet, de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening, de Wet passend onderwijs, Wmo en Jeugdwet 

Dit reglement is van toepassing binnen Carins bv te Drachten. Binnen de doelstelling van dit reglement zullen geen andere gegevens worden opgenomen dan onder artikel 2 omschreven. 

4. Vertegenwoordiging

1.    Indien de betrokkene niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen, dan treedt, in volgorde als hier weergegeven, als vertegenwoordiger voor hem op: 

• De curator of mentor als de betrokkene onder curatele staat of ten behoeve van hem het mentorschap is ingesteld; 
• De persoonlijk gemachtigde als de betrokkene deze schriftelijk heeft gemachtigd, tenzij deze persoon niet optreedt; 
• De echtgenoot of andere levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt; 
• Een kind, broer of zus van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst. 

2.    Echter ook indien de betrokkene de leeftijd van zestien jaar heeft bereikt en wel in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een andere persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats als vertegenwoordiger te treden. 
3.    De machtiging kan door de betrokkene of zijn vertegenwoordiger te allen tijde worden ingetrokken. 
4.    De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkene, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken. 
5.    Als een vertegenwoordiger optreedt namens de betrokkene, komt de verwerkingsverantwoordelijke zijn verplichtingen die voortvloeien uit de wet en dit reglement na jegens deze vertegenwoordiger, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goed verwerkingsverantwoordelijke. 

5. Voorwaarden voor rechtmatige verwerking 

1.    Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 
2.    Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 
3.    Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen. 
4.    De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking van persoonsgegevens. Haar handelwijze met betrekking tot de werking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement. De verwerkingsverantwoordelijke is aansprakelijk voor de  
eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement. De verwerkingsverantwoordelijke draagt er zorg voor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De verwerkingsverantwoordelijke is niet 
aansprakelijk als zij kan aantonen dat haar over de betreffende onrechtmatigheid niet kan worden toegerekend. 

6. Verwerking van persoonsgegevens (voor zover niet zijnde zorggegevens) 

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt als aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan: 

•    Dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of 
•    Voor handelingen die worden verricht en dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
•    De betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; 
-    De verwerkingsverantwoordelijke moet ervoor zorgdragen dat de betrokkene voldoende geïnformeerd is alvorens toestemming kan worden gegeven. Deze expliciete toestemming hoeft niet schriftelijk (analoog en/of digitaal) te worden gegeven. Toestemming kan ook blijken uit woord of gedrag;

•    Dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van betrokkene; 
•    Dit noodzakelijk is voor de vervulling van een publiekrechtelijke taak;
•    Dit noodzakelijk is met het oog op belang van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde én het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt niet prevaleert. 

7. Informatieverstrekking aan de betrokkene 

Gegevens verkregen bij betrokkene

1.    Als bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen deelt de verwerkingsverantwoordelijke voor het moment van verkrijging de betrokkene mede: 

•    Zijn/haar identiteit; 
•    De doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd tenzij de betrokkene daarvan al op de hoogte is. Deze algemene kennisgeving kan geschieden door bijvoorbeeld het uitreiken van een informatiebrochure of door informatie over het reglement en de verwerking van persoonsgegevens op te nemen in de huisregels. 

2.    De betrokkene verstrekt nader informatie - voor zover dat gelet op de aard van de      
      gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat
      ervan wordt gemaakt - nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en 
      zorgvuldige verwerking te waarborgen.  

Aangezien de verwerking van de gegevens wordt gedaan door een zorg verlenende instelling, mag in het algemeen worden aangenomen dat de betrokkene weet of kan weten dat verwerking van gegevens plaatsvindt. Kennisgeving van opname van gegevens aan de individuele betrokkene kan dan achterwege blijven. Volstaan kan worden met een algemene kennisgeving van het bestaan van de verwerking en dit reglement. Dit is anders als andere doelen dan zorgverlening een zelfstandige doelstelling vormen van de verwerking, bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek. In dat geval kan niet zonder meer worden aangenomen dat de betrokkene van deze doelstellingen weet heeft. Kennisgeving aan individuele betrokkenen van verwerking van hun gegevens, en ook van de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, is in dit geval noodzakelijk. 

Gegevens elders verkregen 

3.    Als de persoonsgegevens niet rechtstreeks bij de betrokkene worden verkregen deelt de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene op het moment van vastlegging van hem over gegevens, of wanneer de gegevens bestemd zijn voor een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking, tenzij deze al daarvan op de hoogte is, de volgende informatie mede: 

•    Zijn identiteit; 
•    De doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd. 

4.    De verwerkingsverantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. 
5.    Het bepaalde onder 3 is niet van toepassing als de mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verwerkingsverantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.  
6.    Het bepaalde onder 3 is eveneens niet van toepassing als de vaststelling of de verstrekking bij of volgens de wet is voorgeschreven. In dat geval dient de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot de vastlegging of verstrekken van de hem over gegevens heeft geleid. 
7.    Als de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkene niet heeft geïnformeerd over dit artikel, betekent dit dat de persoonsgegevens op een niet behoorlijke en onzorgvuldige wijze zijn verwerkt. Het niet voldoen aan de informatieplicht zal leiden tot een onrechtmatige verwerking. Zie ook artikel 5, lid 1. 

8.  Specifieke regels voor de verwerking van zorggegevens

1.    Voor verwerking van zorggegevens anders dan die zijn opgenomen in het ondersteuningsplan is uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene vereist: de betrokkene dient in woord, geschrift of gedrag uitdrukking te hebben gegeven aan zijn wil toestemming te verlenen aan de hem betreffende gegevensverwerking. 
2.    Zonder toestemming van de betrokkene kunnen – met inachtneming van het derde lid – door de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens over de gezondheid worden verstrekt aan: 

•    Hulpverleners, instellingen of voorzieningen voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover dat noodzakelijk is met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene; dan wel met het oog op het beheer van de organisatie van de verwerkingsverantwoordelijke; 
•    Verzekeraars voor zover dat noodzakelijk is voor de beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico met uitsluiting van lid 4 en de betrokkene geen bezwaar heeft gemaakt, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. 

3.    De persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan personen die uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift dan wel op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht. 
4.    Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de gegevensverwerking de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. 
5.    Voorts hebben toegang tot de gegevensverwerking de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker van persoonsgegevens voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging dan wel het beheer noodzakelijk is. 
6.    Persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen mogen alleen worden verwerkt voor zover deze gegevens uitsluitend betrekking hebben op de betrokkene die deze gegevens heeft verstrekt. Verwerking van persoonsgegevens betreffende erfelijke eigenschappen met betrekking tot anderen dan degene van wie de gegevens oorspronkelijk zijn verkregen is ook niet toegestaan met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of enig familielid waarop de gegevens eveneens betrekking hebben. 
7.    Als persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet herleidbaar zijn tot een individueel persoon, kan de verwerkingsverantwoordelijke besluiten deze te verwerken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de gegevensverwerking. 
8.    Persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid en seksuele leven mogen uitsluitend worden verstrekt voor zover dit noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens over iemands gezondheid als bedoeld in lid 2 van dit artikel. 

•    Persoonsgegevens kunnen alleen dan zonder toestemming van de betrokkene ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek worden verwerkt als: 
Het onderzoek een algemeen belang dient, 
•    De verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, 
•    Het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost en 
•    Bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. 

9. recht op inzage van opgenomen persoonsgegevens 

1.    De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. 
2.    De gevraagde inzage en of de gevraagde digitale overdracht van gegevens (dataportabiliteit) zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, plaatsvinden respectievelijk worden verstrekt. 
3.    Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrift kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de verwerkingsverantwoordelijke daaronder begrepen. 
4.    Voor de verstrekking van een afschrift mag geen vergoeding in rekening worden gebracht, tenzij de verzoeker buitenproportioneel veel verzoeken binnen korte tijd doet. Dit wordt per verzoek beoordeeld en transparant met de verzoeker gecommuniceerd.

10. recht op aanvulling, correctie of gegevenswissing van opgenomen persoonsgegevens 

1.    Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
2.    De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende gegevens, als deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd zijn met een wettelijk voorschrift, in de verwerking voorkomen. 
3.    De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 
4.    De betrokkene kan verzoeken om verwijdering van op hem betrekking hebbende gegevens. 
5.    De verwerkingsverantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het schriftelijk verzoek tot correctie of verwijdering schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. 
6.    De verwerkingsverantwoordelijke verwijdert en vernietigt de gegevens binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van de betrokkene, tenzij redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, en ook voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. 

11. bewaren van gegevens 

De verwerkingsverantwoordelijke stelt vast hoelang de opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is: 

•    Voor medische en zorggegevens in beginsel twintig jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop betrokkene niet meer in zorg is bij Carins bv, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener c.q. de verwerkingsverantwoordelijke voortvloeit;  
•    Gegevens in het kader van de wet Wmo en Jeugdzorg dienen vijftien jaar na dato van vervaardiging of beëindiging van behandeling te worden bewaard of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit; 
•    Gegevens van niet medische aard worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, tenzij geanonimiseerd of voor zover ze uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard. 

Als de bewaartermijn van de zorggegevens is verstreken of de betrokkene doet een verzoek tot verwijdering vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende medische persoonsgegevens verwijderd, zulks binnen een termijn van drie maanden. 
Verwijdering blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van belang is voor een ander dan de betrokkene, en ook bewaring op grond van een wettelijk voorschrift (bijv. de Archiefwet) vereist is of als daarover tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke overeenstemming bestaat. 

In het algemeen geldt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan de termijn die noodzakelijk is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld of worden gebruikt. Het uitgangspunt is dat het bewaren van persoonsgegevens een uitzondering is en niet de regel. Dit uitgangspunt draagt bij aan het beperkt bewaren van persoonsgegevens en het voorkomen dat de persoonsgegevens onnodig bewaard worden. Uiteindelijk blijft hierdoor het risico op datalekken beperkt. Voor het bewaren van persoonsgegevens binnen Carins bv geldt daarom het uitgangspunt dat persoonsgegevens bewaard worden als dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt. Wanneer de persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het bestemde doel, dan worden deze vernietigd. 
In diverse bijzondere wetten die ook voor Carins bv relevant zijn, zijn ook regels met betrekking tot het bewaren en/of archiveren van (persoons)gegevens opgenomen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere de Archiefwet, belastingwetgeving, regelgeving voor jaarverslaglegging, de Wmo en Jeugdwet. Deze wetten worden in onderlinge samenhang met de AVG bekeken.

12. melding van een verwerking van gegevens 

1.    Een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt alvorens met de verwerking wordt aangevangen gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 
2.    De niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die voor de verwezenlijking van een doeleinde of samenhangende doeleinden bestemd is, wordt gemeld als deze is onderworpen aan voorafgaand onderzoek. 

13.  Uitzonderingen op rechten betrokkene en plichten verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke kan de verplichtingen en rechten, zoals hierboven omschreven, buiten toepassing laten voor zover zulks noodzakelijk en evenredig is volgens Artikel 41 van de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG)

14. klachten 

Als de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:  

•    Verwerkingsverantwoordelijke, contact@carins.nl 
•    De Functionaris Gegevensbescherming, privacy@smallingerland.nl 
•    De Privacy Officer, privacycarins@carins.nl 
•    De Autoriteit Persoonsgegevens verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving; 
•    Dan wel gebruik maken van de in de AVG neergelegde beroepsmogelijkheden. 

15. wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit reglement 

1.    Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verwerkingsverantwoordelijke. 
2.    De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokkenen. 
3.    Desgewenst kan een afschrift van dit reglement worden verkregen. Neem hiervoor contact op met de afdeling administratie via contact@carins.nl of gebruik het online formulier op de website www.carins.nl 

Dit reglement is per 23 augustus 2022 in werking getreden en is gepubliceerd op de website van Carins bv.